Personal

Organisationskomitee

Das Organisationskomitee besteht in der Regel aus einer Gruppe von rund 2-5 Personen, welche die Arbeiten der Organisation und Aufgabengebiete unter sich aufteilen. Natürlich ist es auch möglich in kleineren Gruppen zu arbeiten (Bsp. Distanzritt Wintersingen 2011: 2 OK Mitglieder). Es ist jedoch von Vorteil, wenn die Arbeit auf mehrere Personen aufgeteilt werden kann, was die Gefahr minimiert, dass etwas vergessen geht. Eine Beispiel einer Aufteilung: OK-Präsident, Sekretariat, Festwirtschaft, Strecke, Sponsoren.

Versicherung OK-Präsident

Falls der OK-Präsident nicht der Betriebsbesitzer ist (Betriebshaftpflicht?), sollte mit der (Haftpflicht-)Versicherung abgeklärt werden, ob eine Versicherung als Veranstalter benötigt wird (Albis Distanzritt 2022, Versicherung kostete rund CHF 185.00)

Helfer

Ein Distanzritt ist auf viele freiwillige Helfer angewiesen. Ein durchschnittlicher Distanzritt benötigt rund

30-40 Helfer, welche fleissig anpacken. Nicht zu vergessen die Helfer an den Tagen vorher und nachher

beim Auf- und Abbau. Wichtig: die Helfer (auch auf der Strecke und Aussenposten) sind bei ihren Einsätzen zu verpflegen - vor

allem bei heissem Wetter sollten sie genügend Getränke zur Verfügung haben! Eine Möglichkeit für die Helfer auf der Strecke ist es, ihnen am Morgen schon ein Lunch-Bag und genügend Getränke mitzugeben.

Ein Helferessen ist grundsätzlich eine gute Idee, jedoch schwierig wenn die Helfer aus der ganzen

Schweiz zusammen kommen. Daher bevorzugen wir es, den Helfern als Dank ein Geschenk zu geben. Am Freiämter 2012 haben alle Helfer ein Schweizer Sackmesser erhalten oder am Albis 2022 erhielten alle ein T-Shirt und ein Coop/Migros Warengutschein.

Es lohnt sich im Voraus Helfer zu fragen, ob sie einen Kuchen für das Buffet beisteuern würden.

Sicherung von gefährlichen und unübersichtlichen Strassen: Zum Schutz

von Reiter, Pferd und Strassenbenützern sollten dort Triopane aufgestellt werden. Falls Helfer zur

Sicherung der Strasse eingesetzt werden, müssen diese mit einer Leuchtweste und einem

Leuchtstab ausgerüstet sein (Regionalpolizei frühzeitig konsultieren). Diese Helfer helfen den Reiter zur besseren Sicht, greifen aber nicht in den Verkehr ein. Am Freiämter 2012 wurden die

Leiter der Jungwacht aus der Region angefragt, die Hauptstrassen zu sichern, gegen angemessene Bezahlung.

Vorlage Helferliste (Excel)

Funktionäre

Zu den Funktionären gehören Richter (inkl. Jury-Präsident und Technischer Delegierter (TD)), Stewards, Veterinäre (inkl. Veterinärkommissions-Präsident und Treating-Vet) und die Zeitmessung. Aus dem Swiss Equestrian (und/oder, falls CEI, im FEI) Reglement ist zu entnehmen, wie viele Richter, Stewards und Veterinäre anwesend sein müssen.

Jury-Präsident, TD, Richter und Stewards werden vom TK Endurance zugeteilt. Sie haben ein fixes Salär. Veterinäre müssen selber anvisiert werden (Kontakt-Liste in der Veranstalter Dropbox vorhanden). Auch sie haben ein fixes Salär.

Der Zuständige der Zeitmessung (Marco Klingbeil) ist bei Festlegung des Datums zu kontaktieren (Terminbestätigung!).

Es empfiehlt sich die Funktionäre möglichst früh zu buchen.

Viele Funktionäre wünschen ihr Honorar bar nach dem Einsatz zu erhalten. Es ist empfehlenswert für jeden Funktionär das Geld abgezählt in einem verschlossenen Couvert vorzubereiten und eine Quittung daran zu heften. Der entsprechende Funktionär soll den Empfang des Geldes auf der Quittung bestätigen.

Beispiel Quittung [Word]

Hufschmied

Gemäss Reglement Swiss Equestrian: der Hufschmied hat mindestens eine Stunde vor der Voruntersuchung und bis zum Einlauf der Konkurrenten der letzten Prüfung eines Anlasses vor Ort einsatzbereit zu sein. Der Hufschmied sollte während der gesamten Veranstaltung auf dem Platz sein. Er fährt NICHT auf die Strecke, um Hufeisen aufzunageln. Hufschmied frühzeitig anvisieren - vorallem während der Concours-Saison sind sie oft beschäftigt!

Samariter & Spital

Gemäss GR (Generalreglement) Swiss Equestrian: Das OK ist verpflichtet, einen zweckmässigen Sanitätsdienst für Notfälle zu organisieren, welcher eine rasche Betreuung der Verletzten gewährleistet.

Aus unserer Erfahrung: Samariter-Dienst sowie Krankenschwester, Sanitäter o.Ä. aus dem Freundeskreis können diesen Sanitätsdienst abdecken, insofern eine Notfalltasche dabei ist.

In das Programmheft und auf die Infowand gehört die Telefonnummer des Sanitätsdienstes auf Platz sowie der nahegelegenen Spitäler. Die meisten Spitäler bevorzugen es, wenn sie im Voraus über den Event benachrichtigt werden.

Presse, Media & Werbung

Eine Vorschau in den regionalen Zeitungen hilft, Anwohner auf die vielen Reiter auf der Strecke (und Groom-Fahrzeuge) vorzubereiten und vorzuwarnen. Und lockt Besucher an (erwähnt im Artikel, wenn es eine Festwirtschaft gibt).

Frühzeitig mit der Pferdewoche Kontakt aufnehmen. Entweder kommt jemand von der Pferdewoche vorbei oder der Veranstalter kann selber einen Bericht schreiben (inkl. Resultate). Ein kleiner Aufwand der sich lohnt, unseren Sport präsent zu halten!

Auch ein Distanzritt benötigt Werbung und Aufmerksamkeit, damit viele Besucher und Teilnehmer ihren Weg zu dem Event finden. Eine Webseite oder Facebook-Page mit vielen Infos und Fotos zum Anlass sind beliebte Möglichkeiten um den Distanzritt zu zeigen und Werbung dafür zu machen. Zudem ist dies eine gute Plattform um Werbung für die Sponsoren zu machen = attraktiver für Sponsoren. Viele Veranstalter erlauben zudem das Auflegen von Flyers für andere Distanzritte.

Social Media und Werbung im Vorfeld ist ein grosses Thema. Hierzu folgt demnächst ein separater Artikel auf distanzreitsport.ch.

Fotografen

Fotos sind eine schöne Erinnerung an tolle Anlässe. Viele Teilnehmer freuen sich darüber, wenn sie nach dem Anlass Fotos von sich und ihren Pferden im Internet anschauen und bestellen können. Kontaktiert eure/n Fotografen frühzeitig und sprecht über Deals, z.B. Werbung im Programmheft, dafür erhaltet ihr Anzahl X Fotos für einen Bericht oder für den Review auf Social Media.